如何掌握 Excel：从初学者到专家

在这里，我们将介绍 Excel 的结构、重要和智能函数的位置，以及您应该知道的各种特殊情况。简而言之，我们将告诉你如何让程序为你工作，以确保流畅的用户体验。

Excel 界面简介

要在任何程序中有效地工作，你都需要了解有哪些函数可用以及在哪里可以找到它们。Excel 是一个复杂的程序，拥有数百甚至数千个函数。当然，这些函数并不都是一排排的；通过学习它们的结构，你可以在需要时找到更多的函数。

与 Word 一样，Excel 使用的布局中，即使不是大多数，也有许多功能位于所谓的功能区：程序窗口顶部的工具栏，分为主页、插入和数据等选项卡。

与 Word 不同的是，你并不一定要在这些选项卡中翻来翻去，而且许多用户除了 “开始 “和 “插入 “选项卡外，几乎没看过其他选项卡。不过，如果你开始探索它们，就会发现很多东西。

主页： 基本格式和常用函数（如自动求和和筛选器）的快捷方式。
插入： 需要图表、表格、图像或文本框时。
页面布局： 仅在您要打印时使用。
公式 Excel 最重要的功能之一就是内置的所有数学公式，这个选项卡可以帮助你根据财务、文本和数学等领域查找公式。
数据： 主要用于连接数据库等外部数据源，但也有一些对任何人都有用的功能。
评论除了你之外，还有其他人要在文档中工作，或者你将长期使用同一个文档？那么注释和跟踪就非常有用，你可以在这里找到它们。
查看： 除了预览打印外，你还可以锁定第一行和/或列，这在大型表格中非常有用。这里还可以设置在多个窗口中显示打开的电子表格，以便同时查看多个地方。

我们认为，随着对 Excel 的熟悉，你会发现很少需要离开 “主页 “选项卡。其他选项卡中的几乎所有功能要么有键盘快捷键，要么是你可以学会的公式。

你是否觉得菜单中的命令顺序不实用，或者缺少某些方便的功能？Excel 有很好的选项来设置包括哪些命令以及命令的顺序。

在功能区任意空白处单击右键，然后选择 自定义功能区或选择 文件 > 选项 并点击 自定义功能区.

在对话框的右侧，您可以找到功能区的现有内容和布局。在这里，你可以添加新的选项卡和选项卡内的组，也可以对已有的内容进行重新排序。例如，如果您不使用样式-您经常在 “主页 “选项卡中使用 “样式 “功能，但您确实会使用编辑自动求和、排序和筛选等功能。然后，您只需抓取并拖动 “样式”，使其位于 “主页 “下列表的最后一位。按确定后，Excel 将保存更改。

在左侧列表中，通常可以找到 常用命令 但如果您想添加没有的便捷功能，可以选择 功能区中没有的命令 下的下拉菜单中的 从中选择命令.

电子表格

Excel 中的大部分工作都是在构成电子表格本身的行列单元格网格中完成的。在这里，你可以建立表格、填入公式、重新排列、排序并理解数据。与网格交个朋友吧，它能让一切变得更简单。

网格从左上角第 1 行第 A 列开始。你不必从这里开始，可以在任何单元格中输入数字和其他内容。创建新文档时会有一张名为 Sheet1 的空白工作表，按下程序窗口左下方的加号按钮即可添加新工作表。每个工作表最多可处理 1,048,576 行和 16,384 列。每个单元格最多可包含 32,767 个字符和 253 个换行符。可以说，你总是有足够的空间。

无论你在网格中的哪个位置，都可以看到行和列的编号，这些编号有几个重要的功能。

右键单击这些行或列编号。例如，在出现的右键菜单中，你会发现以下功能插入和删除.插入会在点击内容的上方或左侧添加新行或新列，并将所有内容向下或向右移动一步。这样做时，引用特定单元格的公式会自动更改，你不需要自己进去更改任何内容。

如果在右键单击前复制或剪切了一个或多个单元格，插入会被替换为 粘贴复制/剪切的单元格.根据复制的方式，可能只移动部分行/列，也可能移动全部行/列。

点击其中一个数字，该行或列的所有内容都将被选中。例如，你可以用它来复制其中的所有内容，或更改内容的格式。一个典型的用法是，当你想将数字、文本和日期粘贴到一列中，但又不想让 Excel 对这些内容进行不同的格式化，而只是将其作为纯文本格式。

数字格式在 Excel 中的工作原理

Excel 中的一个单元格可以包含不同类型的数据，而这些数据又可以以不同的方式格式化。选中一个单元格并查看数字主页 “选项卡中的 “数字 “部分。了解内容的外观与实际内容之间的区别非常重要。

以日期为例。在空白单元格中输入日期时，数字格式为常规，Excel 会识别并自动将数字格式更改为日期.选择该单元格，然后点击下拉菜单中的日期。这里可以看到，如果切换到文本格式，内容将显示为数字。例如，2020 年 3 月 25 日将变为 43915。

这是因为日期在内部存储为数字，其中 “1 “表示 1900 年 1 月 1 日。在 Excel 中不能使用比这更早的日期，因此家谱学家和其他人不得不绕过这个问题，例如使用文本格式而不是日期格式。只要遵循 ISO 年-月-日标准，您仍然可以按日期顺序排序，但不能在计算两个日期之间的天数等时使用此类单元格。这些问题也是可以解决的，但对于本指南来说过于复杂。

公式

当然，Excel 只能用于在表格中手动输入文本、日期和数字。但程序的实用性来自于编写公式，这些公式可以从其他单元格中获取数据，进行各种计算，并将计算结果放入单元格中。

只要不创建循环引用（即一个单元格的内容依赖于另一个单元格的内容，而后者的内容依赖于第一个单元格的内容），就可以让公式引用公式，再引用公式，以此类推。在链条的起点处进行更改，结果会一直更改到最后一步。

公式总是以等号开始。在此之后，你就不能按照 Excel 的特殊语法来书写数学公式了。它与普通数学类似，但仍有自己的特点。

=PMT(B6/12;B8*12;B4) =OM(H8>250000; (H8-250000)*0,05; 0)+OM(H8>175000;OM(H8>

在引用单元格时，先写列的字母，再写行的编号，例如 B6 或 H8。需要学习的重要一点是相对引用和绝对引用的区别。

假设你正在建立一个包含价格、数量和成本的表格：例如，黄瓜 – 1 美元/件 – 3 件 – 3 美元。您可以手动填写前三列，但最后一列适合使用公式。如果 A2 中写的是黄瓜，B2 中写的是 1 美元，C2 中写的是 3 美元，则可以在 D2 中填写以下公式：=B2*C2。

如果在 A3 中填入西红柿，B3 中填入 2 美元/磅，C3 中填入 2.5 磅，则可以复制 D2 并粘贴到 D3 中，Excel 会自动填入正确的公式：=B3*C3。这就是所谓的相对参照。

在列字母两侧加上美元符号（例如 $B$2），引用就变成了绝对引用。这意味着，如果复制公式并将其粘贴到另一个单元格中，该引用仍将指向完全相同的单元格。例如，您可以在一个单元格中输入一个利率，该利率将在表格中的许多地方使用。您可以在公式中混合使用相对引用和绝对引用。

我们可以更深入地了解如何在 Excel 中使用高级数学，例如使用经济学中常见的根和指数进行计算。举个简单的例子：使用公式 =(1+A1)^(1/365)-1 计算年利率为 2.5%时的日利率（在 A1 中填写 2.5% 或 0.025）。

如何在 Word 文档中使用 Excel 中的数据

Excel 有自己的简单排版功能，但如果您要撰写报告或类似文件，并希望使用 Excel 大型表格中的数据，则很容易将这两个 Office 程序连接起来。

如果你的数据非常简单，或者只是喜欢在 Excel 中格式化表格，你可以选择你想要的内容，然后简单地粘贴到 Word 中。不过，这意味着您必须在 Word 中手动进行任何更改。如果您想获得最新的数据和图表，链接或嵌入要实用得多。

首先选择要粘贴到 Excel 中的内容。
打开 Word 文档，将指针放在正确的位置。
选择 粘贴 > 粘贴特殊.
选择 作为Microsoft Excel 电子表格对象.
选择粘贴或 粘贴链接 在左侧。

前者是指将内容的副本直接插入 Word，然后在 Word 中进行编辑。后者是指创建一个指向 Excel 工作表该部分的链接，要进行更改，必须在 Excel 中进行。

如果你在 Excel 中有一个庞大而复杂的电子表格，并且只想粘贴所有计算的结果（表格或图表），那么链接内容就非常有用。然后，您就可以在 Excel 中添加、删除或更改数据，并在 Word 中获得更新的结果。

学习键盘快捷键

Excel 中有很多键盘快捷键，如果你观察一个资深用户的工作，你可能会发现他们很少使用鼠标。你几乎可以用键盘完成任何你能想到的操作，而且往往比用鼠标在菜单中翻找更快。

我们没有足够的篇幅来介绍所有方便的快捷键，但这里有一小部分 Excel 独有的最有用的命令（复制、粘贴、全选等你可能已经知道的命令）：

制表符 – 开始填写公式时，Excel 会显示一个建议列表。使用箭头键选择合适的，然后按 Tab 键填写。例如，你可以更快地键入 NET WORKING DAYS 这样的长公式名称。
F4 – 在指针所在单元格引用的相对引用和绝对引用之间切换，因此不必键入美元符号。顺序是相对 -&gt；绝对行和列 -&gt；绝对行 -&gt；绝对列。
F2 – 编辑所选单元格。
Alt-Return – 在单元格中插入换行符。
按 Ctrl-D – 首先选择一列或多列中的若干单元格。然后，Ctrl-D 将每个选定列最顶部单元格的内容复制到其下面的选定单元格中。
先按 Ctrl-Home 键，然后按 Shift-Ctrl-End 键 – 选择打开工作表的整个使用区域。
Ctrl- 箭头键 – 按箭头指向的方向，跳转到空单元格前最后一个有内容的单元格。
Shift-Ctrl- 箭头键 – 从现在选择的单元格开始，按箭头方向选择所有有内容的单元格。
按 Ctrl-H – 打开 “查找和替换”，在这里可以快速将错误的句号替换为逗号等。事先选择一些单元格、行或列，将功能限制在这些单元格、行或列上。